Hrvatski
English 
Photo by olia danilevich from Pexels
Što je to radna učinkovitost i zašto je toliko bitna?
Radna učinkovitost jedan je od najčešćih termina koji se navode kad se zahtijeva uspjeh nekog projekta ili zadatka. U osnovi, radna uspješnost je često upravo ono što dijeli neuspješnu organizaciju od uspješne. Isti zadatak, kvalitetno obavljen u manje vremena otvara mogućnost za dodatne zadatke i time veći učinak.
Promjene u radnoj učinkovitosti najčešće se pripisuju pojedincu i njegovim vještinama. Ipak, ostaje nam zapitati se zašto su neke osobe učinkovitije od drugih. Kako se dogodi da jednoj osobi ili odjelu treba puno više vremena za neki zadatak nego nekom drugom? Radi li se zaista samo o individualnim razlikama ili je upitna i struktura rada?
Pri tome je bitno istaknuti da ljudi nisu roboti i nemoguće bi bilo očekivati da se uvijek i svaki zadatak obavlja s jednakom razinom efektivnosti. No, moguće je na razini organizacije pospješiti radnu učinkovitost bez značajnijih fluktuacija. Ovisno o tome koliko dobro možemo procijeniti radnu učinkovitost zaposlenika, u skladu s time možemo i vrednovati njihov rad. Pritom se naglasak stavlja na afirmaciju i nagrađivanje istaknutih pojedinaca. Stoga, indirektno, radna učinkovitost predstavlja značajan faktor u uspjehu organizacije i zadržavanju kvalitetnih zaposlenika.
Osnove radne učinkovitosti
Strukturirani opis posla
Kada pričamo o osnovama za razvoj radne učinkovitosti onda moramo krenuti od samog početka rada. Drugim riječima, radna učinkovitost zahvaća aspekte koji počinju s prihvaćanjem novog zaposlenika i njegovom dobrodošlicom, pa sve do generalnog učinka. Dakle, za uspješan početak rada mora postojati i strukturirani opis posla te definirani zadatci koje zaposlenik treba obavljati. Kada je zaposleniku jasno što se od njega očekuje, ne gubi se dodatno vrijeme na istraživanje očekivanja i različitih mogućnosti izvršavanja zadataka. Ipak, često se u radnom okruženju čuje rečenica: ”Ako moram detaljno objasniti, onda mogu to napraviti i sam/a”. No, zamislimo samo situaciju nakon dodjele zadatka zaposleniku koji ga zbog nejasne upute krivo obavi. Koliko smo samo vremena izgubili na delegiranje zadatka, pregledavanje istog pa onda na njegovo ponovno rješavanje? Uprava tada na vidjelo izlazi smanjenje radne učinkovitosti, kao i potreba za promjenama u delegiranju zadataka.
Uz to, postoji i dodatni benefit jasno strukturiranih zadataka i očekivanja od neke radne pozicije. Naime, ako znamo točno na kojim zadatcima naši zaposlenici rade, ne moramo konstantno preispitivati njihove aktivnosti. Potrebno je povremeno utvrditi koliko su uspješni u onome što rade jer je u konačnici jedan od razloga praćenja radne učinkovitosti i mogućnost promocije onih najuspješnijih.
Delegiranje zadataka
Promjene koje je potrebno uvesti u delegiranju zadataka nipošto se ne odnose na smanjenje delegiranja. Naime, smanjenjem delegiranja zadataka gube se vrijeme i resursi za strateško planiranje, a koji su značajni za vodstvo.
Redukcija multitaskinga
Iako pritisci posla često zahtijevaju multitasking i fokus na više različitih područja rada, korisno je ipak raditi na njegovu smanjenju. Pokušajte, primjerice, takve zadatke podijeliti u više vremenskih okvira.
Napredne metode postizanja radne učinkovitosti
Zadatci u skladu s vještinama
Radna učinkovitost posebice dolazi do izražaja kada poznajemo svoje zaposlenike. U tom slučaju, u skladu s njihovim jakim stranama i vještinama možemo i dodjeljivati zadatke. Iako je za ovaj segment potrebna dublja razina poznavanja rada zaposlenika i potrebnih radnih zadataka, jedan je od značajnijih faktora uspjeha u praćenju radne učinkovitosti.
Sustav za praćenje učinkovitosti
Kada smo upoznati s radom odjela i dodijeljenim zadatcima, možemo procijeniti i očekivanja vezana uz izvršavanje zadataka. Ukoliko ne postoji nikakva kontrola niti praćenje radnog učinka, onda cijela priča pada u vodu. Kako bismo u svakom trenutku mogli vrednovati rad i dodjeljivati nove zadatke, potreban nam je sustav kojim ćemo pratiti uspješnost i strukturu rada zaposlenika. Primjerice Selekcija.hr osmislila je idealnu formu praćenja učinkovitosti unutar digitalne platforme koja pruža objektivniji i napredniji sustav praćenja radne učinkovitosti. Uz pomoć platforme, digitalizirani su svi opisi radnih mjesta i ciljevi koje je potrebno ostvariti.
I zaposlenici i poslodavci mogu lako pratiti uspješnost u postizanju ciljeva, a time je sustav nagrađivanja objektivniji i napredniji. Sustav sam prati sposobnosti i napredak. Vi, uz pomoć njega, možete delegirati zadatke te pratiti uspješnost njihova rješavanja. Kada zaposlenici osjete da napreduju prema zaslugama temeljenim na stvarnom radnom učinku, njihova motivacija i radna uspješnost također će rasti. Snaga ovog načina je u poticanju zdrave kompetitivnosti. Napredak se, pritom, temelji na stvarnim sposobnostima, a ne na subjektivnim procjenama. Ovakav je vid strukture potreban za mjesečne zadatke, ali i za generalne ciljeve na godišnjoj razini. Ako želite nagraditi i zadržati najuspješnije zaposlenike, ovo je svakako nešto za Vas!
Brojčano vrednovanje učinka
Kod formiranja ciljeva je bitno da oni budu egzaktni. Primjerice, korisno je KPI-jeve (ključne pokazatelje uspješnosti) izraziti brojkom, ako je moguće, te definirati plan za cijeli godinu.
Selekcija zaposlenika
Iako se pri selekciji zaposlenika očekuje odabir najboljih, osim njihova stečenog iskustva, usmjerite se i na traženje kandidata koji su u skladu s misijom i vizijom posla. Kada su zaposlenici dobar cultural fit, onda se i komunikacija puno uspješnije postiže, a sami su zadatci usmjereni istim ciljevima.
Edukacija
Novija istraživanja pokazuju da milenijalci sa sobom donose nove trendove u zapošljavanju pa su tako skloniji češće mijenjati poslove. No, nemojte se toga bojati i uložite u svoje zaposlenike. Razvojem zaposlenika i ulaganjem u edukaciju stvarate uspješniji tim, ali i povećavate zadovoljstvo zaposlenika. Stjecanje novih vještina zasigurno će se izraziti u vidu radne učinkovitosti. I dok se na početku ulaganja u edukaciju čine kao trošak, dugoročno ulaganje u ljudske resurse najveći je potencijal koji organizacija ima.
Redoviti sastanci s timom
Osim jasno strukturiranih sustava i platformi praćenja radne učinkovitosti, organizirajte tjedne i mjesečne sastanke na kojima se prati rad tima. Naravno, ovi sastanci samo su popratni aspekt praćenja radne učinkovitosti i nipošto ne mogu biti jedini mjerodavan sustav praćenja.
Zaključak
Radna učinkovitost ogledava se kroz mantru ”radi pametnije, a ne više”. No, da bi se postigao najbolji mogući učinak potrebno je osvrnuti se na više faktora učinkovitosti. Bilo kakvo ulaganje u poboljšanje radne učinkovitosti zasigurno će zahtijevati dodatne troškove i vremenske resurse, kako u različite programe i razvoj infrastrukture, tako i u ljudske potencijale. No, kao što se time zaposlenicima trudimo nametnuti bolju procjenu prioriteta, istovremeno i sami moramo biti svjesni kako je za svih nas ulaganje u radnu učinkovitost najveći prioritet. Osim strukture koja ima jasno postavljene ciljeve i njihove načine vrednovanja, bitno je osvrnuti se i na zadovoljstvo zaposlenika. Mjerenjem se postiže kvantitativna vrijednost uspješnosti koja je potpuno objektivan pokazatelj. Krajnji cilj je poticanje ponašanja, odnosno nagrađivanje u vidu promocije ili bonusa.
Rad na poboljšanju procjene učinkovitosti ne dovodi do automatizacije procesa, ali pospješuje postojeće procese. Imajte na umu da je uvođenje praćenja učinkovitosti dugotrajan proces te se rezultati vide tek nakon nekog perioda, no svakako imaju dalekosežan učinak na organizaciju i strukturu rada.
Selekcija.hr osigurava svojim klijentima sustav praćenja radne učinkovitosti, osim modula onboardinga, testiranja, anketiranja, edukacija.
piše: Ana Kovačević, psihologinja
LITERATURA:
https://www.humancapital.hr/kada-uvesti-pracenje-radne-ucinkovitosti/
https://selekcija.hr/usluge/pracenje-radne-uspjesnosti/
https://www.zenefits.com/workest/top-10-ways-to-improve-employee-efficiency/
https://www.nytimes.com/guides/business/how-to-improve-your-productivity-at-work