Kako popraviti odnose unutar organizacije?

Zamislite da ste dio jedne velike organizacije koja je podijeljena na nekoliko međusobno ovisnih odjela. S vremenom su se pojavile određene „trzavice“ i odnosi su narušeni. Uprava se bori sa stalnim promjenama na tržištu i zakonskim ograničenjima koje su nametnuta, a uz to među zaposlenicima vlada atmosfera netrpeljivosti i nezadovoljstva. Nije baš zavidna situacija, zar ne?

Grupna dinamika i ponašanje timova unutar organizacije velik je izazov za rukovoditelje. Potrebno je puno iskustva i poznavanja psihologije grupe kako biste efikasno riješili problem koji može eskalirati do neželjenih scenarija (apsentizma, pada produktivnosti, konflikta među zaposlenicima pa čak i revolta unutar organizacije). Zato je važno na vrijeme prevenirati ovakve ishode, a u tome Vam mogu pomoći ovi savjeti.

Postavljanje nadređenog cilja

Ciljevi su važni u svakoj djelatnosti jer govore u kojem smjeru moramo usmjeriti resurse kako bismo postigli ono što želimo. Nadređeni cilj je, kao što sâmo ime govori, cilj koji mora vrijediti za sve dijelove organizacije i koji je važan dio identiteta (imidža) organizacije. Taj cilj obično se formira tako da ga ljudi lako upamte, a nije rijetkost da je sadržan u reklamnim kampanjama i sloganima poduzeća (npr. PIK – povjerenje i kvaliteta). Svrha je postignuta ako zaposlenici imaju na umu kupca kojem žele prodati kvalitetan proizvod i zadržati njegovo povjerenje.

Poticanje komunikacije

Ljudima je ponekad dovoljno da ih se sasluša i da svoj problem kažu nekome (nadređenoj osobi) kako bi se bolje osjećali i pronašli put do rješenja. Ako u organizaciji postoje timovi koji su u konfliktu, dajte priliku njihovim predstavnicima da opišu problem iz svog kuta gledanja i ponude rješenja. Ukoliko se kao rukovoditelj ne osjećate spremno prihvatiti ulogu „medijatora“ u konfliktnoj situaciji, prepustite ovaj proces profesionalcima. Organizacijski psiholog može svojim vještinama upravljanja konfliktima i posredovanja u sukobu olakšati „zaraćenim“ stranama da se izraze i zajednički dođu do rješenja.

Zamjena uloga

Ovo je moguće primijeniti isključivo u organizacijama u kojima je među zaposlenicima (timovima) podjednaka razina znanja i potrebnih vještina za obavljanje određenog posla. Drugim riječima, telekomunikacijska kompanija koja ima sektor dolaznih poziva može svoje zaposlenike rotirati na način da zaposlenici koji rade na telefonskoj liniji neko vrijeme pružaju podršku korisnicima putem e-maila i/ili društvenih mreža. Isto tako, voditelji timova mogu povremeno „ući u cipele“ svojim članovima i pokazati im kako, primjerice, popraviti prodaju demonstracijom na vlastitom primjeru. Ova intervencija dosta nalikuje na coaching, ali to i ne čudi ako znamo da nam je važno smanjiti jaz između timova kako bi podigli produktivnost.

Zrcaljenje

Zamolite predstavnike timova/sektora u Vašoj organizaciji da na list papira napišu popis poslovnih procesa u kojima imaju problem s drugim timom, na koji način i koliko često se to događa i kako oni doživljavaju članove drugog tima (njihove osobine). Na drugi list papira neka napišu kako misle da ih drugi tim doživljava, što članovi drugog tima govori o njima, što ih smeta itd. Nakon toga timovi izmjenjuju ove popise i raspravljaju o mogućim koracima (akcijskom planu) za poboljšanje međugrupnih odnosa.

Smanjenje međuovisnosti

Pokušajte maksimalno smanjiti međuovisnost timova u smislu da poslovni proces funkcionira neometano ukoliko jedan od timova „zabušava“. Ovdje se prvenstveno radi o tehničkim aspektima poslovanja koji imaju posljedice na funkcioniranje timova. Osigurajte svakom timu dovoljno resursa da izbjegnete „prazan hod“ i da članovi timova budu maksimalno efikasni bez obzira na druge timove. Na taj način ubrzavate radni proces, sprječavate miješanje uloga i potencijalne konflikte proizašle iz neefikasnosti poslovanja.

Umjesto zaključka još jedan savjet. Ne ulazite u intervencije ukoliko se ne osjećate sigurno i spremno na izazove koji dolaze u radu s timovima. Ponekad je bolje prepustiti ovaj posao stručnjacima koji u Vašu organizaciju dolaze neutralni i nepristrani. Svima je cilj postići zdrave odnose unutar organizacije i njegovati pozitivnu organizacijsku klimu.

piše Matej Fiškuš, psiholog

Literatura

Jex, S.M. i Britt, T.W. (2008). Organizational Psychology: A Scientist-Practitioner Approach. John Wiley & Sons, INC., Hoboken, New Jersey.