„Santa leda neznanja” – što je to i kako se može riješiti?

Zamislite da ste (a možda već i jeste) vlasnik neke tvrtke. Imate odličnu ideju o tome kako bi organizacija mogla napredovati i pritom tu ideju nastojite provesti u djelo na što bolji mogući način. Konačni rezultat – uspješan! Međutim, muči vas pitanje kako ćete znati da se vaša ideja, nakon realizacije, održava? U kakvom je stanju organizacija? Možete li znati sve što se događa u njoj? Ako ne, kako onda uopće možete biti sigurni da rješavate prave izazove? Možda možete riješiti problem u jednom sektoru tvrtke, ali pritom negdje drugdje stvoriti novi… Korisna metoda vizualizacije mnogih problema unutar tvrtke naziva se „santa leda neznanja”. Taj je koncept populariziran provedbom istraživanja japanskog savjetnika Sidney Yoshide. Prema njemu, zaposlenici su ti koji vide sve najvažnije probleme koje ima sama organizacija. Dok su oni svjesni 100% problema, voditelji i poslovođe svjesni su 74%, a rukovoditelji, uprava i vlasnici samo 13%. Rezultat? Santa leda u kojoj rukovoditelji, uprava i vlasnici tvrtke mogu vidjeti samo vrh. Kada je u pitanju problem, puno je više ispod površine. Usmjeravanje tek na mali, svima vidljivi dio problema, stoga, ne rješava stvar.

U nastavku je prikazano kako izgleda „santa leda neznanja” i kako se može riješiti.

 

„Santa leda neznanja” navodi se više od 30 godina kako bi se ilustrirala važnost povećane komunikacije u velikim kompanijama. Postavlja se pitanje kako pomiriti viđenje koje imaju zaposlenici i rukovoditelji, uprava te vlasnici tvrtke. Što bi organizacija trebala učiniti kako bi detektirala razlike u znanju između njih?

Zadržite hijerarhiju, ali se prestanite hijerarhijski ponašati!

Nepovezanost na relaciji zaposlenici – rukovoditelji najprisutnija je i najraširenija u tradicionalnim hijerarhijskim tvrtkama. Ovakva vrsta organizacija jasno nameće ključno pitanje – kako se može riješiti „santa leda neznanja”? Kako optimizirati učinkovitost hijerarhijskog vodstva? Naime, ovaj tradicionalni tip vodstva, podrazumijeva tzv. odozgo prema dolje poslovanje. To znači da ključne odluke donosi grupa ljudi oligarhijskog tipa na vrhu tvrtke. Odgovornost se zatim filtrira kroz redove tvrtke, često ostavljajući zaposlenike na donjim razinama organizacija nemoćnima i bez glasa.

A što ako bi i oni imali pravo glasa? Walsh (2017) tvrdi da učinkovit timski rad proizlazi upravo iz kultura u kojima se svi glasovi uzimaju u obzir, a ne samo oni hijerarhijski. Ipak, koliko god to idealno zvučalo, postoje i ograničenja. Nisu hijerarhije nužno loše. Zapravo, ključ uspjeha hijerarhijske organizacije je upravo u tome što hijerarhija sama po sebi dobro funkcionira. Neki zaposlenici jednostavno ne mogu podnijeti preuzimanje velikog emocionalnog tereta pri donošenju važnih odluka. Stoga su potrebni rukovoditelji i vođe. Također, hijerarhije mogu biti i jako važne zbog održavanja poslovnog modela sa zadanim procesima i promicanjem učinkovitosti.

Međutim, moderan poslovni svijet brzo se mijenja, postavljajući vođama neke nove zahtjeve. Tehnike koje koriste rukovoditelji trebale bi se prilagoditi zaposlenicima. Održavanjem hijerarhije, organizacija zadržava red i strukturu. No, djelovanjem na tradicionalan, hijerarhijski način, rukovoditelji i vlasnici ostaju nesvjesni većine problema u tvrtki. Stoga bi trebali dopustiti i poticati glavne zaposlenike na iznošenje vlastitih mišljenja o problemima bez straha od posljedica. U svrhu promjene djelovanja, najvažniji bi trebali biti oni koji komuniciraju s klijentima. Na taj bi način rukovoditelji bili na usluzi svojim zaposlenicima, a oni produktivniji i vrijedniji članovi društva.

Učinite probleme vidljivima!

Zamislite da je vaša organizacija brod koji noću vozi preko Atlantika. Brodski kapetan je izvršni vođa. Promatrač santi leda (spoter) je zaposlenik. Zadatak spotera je, svaki put kada opazi santu leda, oglasiti alarm. Ako ta santa leda predstavlja izravnu opasnost za brod, kapetan mora brzo donijeti važnu odluku. Što napraviti – promijeniti smjer, usporiti ili zaustaviti brod? I stanje u tvrtki slično je stanju na brodu pored santi leda. Na osnovi zapisnika problema i eskalacija, aktivira se alarm. Eskalacije signaliziraju rukovoditeljima, upravi i vlasnicima priliku za interveniranje i donošenje odluka s važnim posljedicama za samu organizaciju. Međutim, u većini će slučajeva jedan problem probuditi i brojne druge probleme.


Što bi se, na primjer, dogodilo kada bi se spoter bojao prijaviti loše vijesti? Iako to može zvučati kao retoričko pitanje, događa se u gotovo svim tvrtkama. U strahu od posljedica, zaposlenik često ostane šuteći. Time se, naravno, problemi unutar samih organizacija mogu samo pogoršati. Bez jasne slike problema, osobama na višim pozicijama oni se mogu činiti jednostavnima, unatoč stvarnosti izazova. Uz to, problemi bi se, u pravilu, trebali rješavati na najnižoj mogućoj razini. Naime, to je optimalno i prikladno iz više razloga. Glavni zaposlenici najbolje znaju posao, a uz viziju i podršku vodstva mogu pronaći najbolja rješenja problema. Rukovoditelji, pored svog vlastitog posla, možda nisu toliko upućeni u sve bitne detalje, kojima raspolažu sami zaposlenici.

Kako premostiti jaz?

Zaposlenici koji su bliže problemima znat će i više o tvrtki u odnosu na osobe na višim pozicijama. S druge strane, spomenuti način upravljanja odozgo prema dolje, drži zaposlene udaljene od izazova s kojima se organizacija suočava. Na taj način santa leda predstavlja jaz u oba smjera. Pitanje je – kako ga premostiti?
Neki od prijedloga u prvi plan stavljaju interpersonalne i komunikacijske aspekte!

  1. „Osluhnite što zaposlenici misle i znaju“ putem anonimnih anketa

    U današnje vrijeme postoji nekoliko platformi (kao što je Selekcija.hr ili Recruiter.hr) koje mogu značajno doprinijeti poslovanju organizacija. Ove platforme jednostavno, u nekoliko klikova, omogućuju anonimno anketiranje, procjenu organizacijske klime i kulture ili samo „procjenu 360 stupnjeva“. S anonimnim online anketama, rukovoditelji mogu doći do vrijednih informacija. To su, primjerice, stvari koje nikada ne bi doznali (od podređenih) zbog raznih filtera u hijerarhiji, straha od otkaza i sl. Anonimnim anketama možete procijeniti uvjete rada i zadovoljstvo poslom te mogući prostor za unapređenje unutar tvrtke. Možete otkriti nepravde u sustavu. Možete otkriti radnike „zvijezde“, pouzdane i vrijedne pojedince koje organizacija treba, ali i one koji preuzimaju zasluge i samo se znaju dobro prezentirati.

  2. Koristite tehnologiju u svrhu poboljšanja komunikacije!

    Vlasnici i rukovoditelji unutar velikih organizacija nisu u mogućnosti nadgledati desetine tisuća zaposlenika niti svakoga od njih pojedinačno angažirati. Srećom, tehnologija može pomoći u daljnjem poslovanju. Santa leda neznanja može se kontrolirati uz povezane platforme. One, naime, omogućuju brzo širenje informacija svim zaposlenicima. Dijeleći vijesti sa zaposlenicima i objašnjavajući glavne odluke koje utječu na njihov profesionalni i osobni život, smisleno se i namjerno rješava komunikacijski jaz. Održavanje odnosa sa zaposlenicima, uz tehnologiju prilagođenu veličini organizacija, uvelike može pridonijeti efikasnosti pri rješavanju organizacijskih problema.

  3. Osnažite zaposlenike da sudjeluju u donošenju odluka!

    Pozovite ih na izražavanje zabrinutosti i ukazivanje na probleme prije no što oni postanu sustavni. Razlog zašto se „santa leda neznanja” razvija je taj što glavni zaposlenici unutar organizacija nemaju ili ne žele ukazati na izlaz. Dajte im alate pomoću kojih će se njihovi glasovi čuti! Uspostavite sustav koji ih ohrabruje i nagrađuje! Pokažite da rukovoditelji razumiju njihovu ulogu i važnost.
    Dok mjerite rast, neki od ovih aspekata možda neće odmah biti vidljivi. Međutim, odvojite vrijeme kako biste ih uključili u svoje planove. Kontrolirajte rizik koji nosi santa leda neznanja i ne dopustite da vas zavara samo vrh koji viri iznad površine…

  4. Družite se sa zaposlenicima!

    Čak i ako ne možete provesti više vremena sa zaposlenicima, možete se potruditi bolje razumjeti njihov svakodnevni posao. To može pružiti jasan uvid u ono što zaposlenike motivira, osnažuje i potiče na bolji rad. Istovremeno, vas čini pristupačnim i pouzdanim liderom u kojeg zaposlenici imaju povjerenja, bez dvojbi oko smjera u kojem organizacija ide. Sa zadovoljnim zaposlenicima, koji samostalno rješavaju probleme (jer ih oni dobro i poznaju!) te uz podršku rukovoditelja, radna organizacija mora napredovati!

piše: Mia Radostić, psihologinja

Literatura

https://www.andonix.com/uncovering-the-iceberg-of-ignorance/

https://selekcija.hr/procjena-360/

https://www.change-leadership.net/wp-content/uploads/2016/01/500-Words-July-2018-Iceberg-of-Ignorance.pdf

https://medium.com/@sergiocaredda/healthy-growth-avoiding-the-iceberg-of-ignorance-967a40639356

https://leadingforchange.ca/spotting-the-iceberg-of-ignorance/

Walsh (2017) Stamford Business School. Rethinking Hierarchy in the Workplace [online] www.gsb.stanford.edu/insights/rethinking-hierarchy-workplace